Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Деловые встречи-совещания одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.
Как провести эффективное совещание
| Цель публичного выступления или как подготовиться к презентации | Существуют различные виды деловых совещаний. В отечественной практике управления наиболее типично деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания. |
| Определение цели совещания | Предыдущие публикации на эту тему смотрите здесь Введение Что обсуждать на совещаниях, какие пункты включать в повестку дня, на какие проблемы обращать Читайте подробнее на сайте бизнес журнала «Деловой мир». |
Эффективность корпоративных совещаний
Особенности дистанционных совещаний. Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. В этой статье мы рассмотрим суть деловых совещаний, их цель, процедуру подготовки и проведения, роли участников, ключевые элементы успеха, ошибки, которые. Если цель этапа подготовки не выполнена, то совещание точно не будет эффективным. Участники не будут погружены в контекст и потратят время на выяснение подробностей, вместо того чтобы принимать решение. 2. Старт совещания.
Рабочее совещание должно иметь...
- Цели публичного выступления | Фактор Роста
- Деловые совещания: задачи, цели, темы
- Онлайн-курсы
- Деловое совещание
- Дронов В.О., Деловые совещания: организация и проведение, NovaInfo 46, с.367-372
- Правила делового совещания
Правила делового общения, формы, психология, принципы, процессы и нормы
| Основные задачи совещания: | Но независимо от специфики мероприятия основная цель выступления руководителя – направить, мотивировать и вдохновить. У руководителя могут быть и дополнительные цели. |
| Деловые совещания | В статье рассмотрен порядок проведения деловых совещаний. Проводится анализ преимуществ и недостатков совещаний, даются рекомендации по проведению совещаний. |
ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ (СОБРАНИЕ)
Не пожалейте времени на оценку эффективности совещания и будьте абсолютно честны с собой! Если нет, то почему? Многие руководители привыкают к определенному стилю ведения совещаний и не учатся на собственных ошибках. Но, анализируя каждое проведенное совещание — хорошее, плохое или обычное — и делая это, пока впечатления еще свежи в памяти, вы сможете очень многому научиться. Приглашение Любое совещание начинается с приглашений. Приглашение может быть простым — телефонный звонок или текстовое сообщение, а может быть и формальным — письменное или отпечатанное типографским способом приглашение, отправленное по почте. Вне зависимости от способа доставки и степени формальности любое приглашение требует ответа. И первое, что вам нужно сделать, это разобраться, является ли ваше присутствие обязательным или нет. RSVP просьба ответить Получив приглашение на совещание или деловую встречу, проверьте свой график, чтобы понять, сможете ли вы присутствовать, а затем подготовьте ответ.
Даже если в приглашении нет просьбы об ответе, сделайте это. Обычно бывает достаточно краткого телефонного звонка. Если вы не можете присутствовать, то стоит объяснить причину — особенно если она связана с бизнесом. Тем самым вы покажете организатору совещания, что ваше отсутствие оправдано. Не исключено, что он постарается перенести мероприятие на более удобное время. Возможно, организатор считает, что совещание не стоит того, чтобы вы тратили на него время. Может быть, на совещании должны приниматься решения, не входящие в вашу компетенцию. Если у вас сложились хорошие отношения с руководителем, можете спросить, почему вас не пригласили.
Если произошла ошибка, начальник сможет ее исправить. Но какова бы ни была причина, отнеситесь к произошедшему диалектически и ни в коем случае не пытайтесь настаивать на приглашении. Это временное разочарование, но если начать настаивать, то у вас может сложиться репутация манипулятора, а это будет иметь весьма неприятные последствия. Если вы не уверены, сможете ли присутствовать, нужно позвонить организатору и сообщить об этом. Все очень просто: «Привет, Том! Я получил твое приглашение, но мне нужно кое-что уточнить. Возможно, я не смогу присутствовать. Завтра я тебе все сообщу.
Тебя это устраивает? Изучите повестку дня и определите степень своего участия в дискуссии. Если повестку вам не прислали, если в приглашении не содержится никакой дополнительной информации, поинтересуйтесь у организатора, что нужно подготовить и какие материалы взять с собой. Чтобы ваши слова об отсутствии повестки дня не прозвучали в обвинительном тоне, сформулируйте иначе: «Я просто хочу быть полностью готовым к совещанию». Если вы не можете присутствовать Если вы не можете присутствовать, сразу же сообщите об этом организатору. Можете послать вместо себя заместителя, но сначала уточните у организатора, можно ли это сделать. Поинтересуйтесь результатами совещания, на котором вы не смогли присутствовать. Уточните, не следует ли вам что-нибудь сделать.
При возможности постарайтесь получить подробный отчет о совещании. За десять минут до окончания первого совещания я понял, что оно затянется, и не знал, что делать. Я остался и из-за этого на пятнадцать минут опоздал на второе. И это мне очень повредило. Что мне нужно было сделать? Вы оказались между Сциллой и Харибдой! Оставшись на первом совещании, вы рискуете опоздать на второе, а то и вовсе его пропустить. Уйдя с первого совещания до его завершения, вы можете обидеть присутствующих.
Ничего не делать — это тоже не выход, поскольку вы не сможете избавиться от чувства тревоги из-за опоздания на второе совещание. И тревожность эта будет с каждой секундой нарастать. Что же сделать или сказать, чтобы разрешить ситуацию, не оскорбив ни тех, ни других? У вас есть выбор. За десять минут до начала второго совещания вы можете сказать: «Уже без десяти одиннадцать, а наше совещание должно закончиться в 11. В это время я должен присутствовать на другом совещании. Не могли бы мы договориться о новой встрече, чтобы продолжить дискуссию? Судя по всему, совещание затянется.
Мне нужно сообщить участникам другого совещания, назначенного на 11. Я вернусь через минуту». Какой вариант действий вы выберете, зависит от ответа на простой вопрос: какое совещание для вас более важно? Например, первое совещание проводит директор фирмы. В этом случае вам вряд ли захочется в 10. И наоборот, директор может проводить второе совещание. В таком случае вам непременно нужно уйти с первого, чтобы вовремя прийти на второе. Лучший выход из подобной ситуации — вообще не соглашаться на подобный график.
Позаботьтесь о том, чтобы между совещаниями и деловыми встречами оставался промежуток в 15—0 минут. И не забывайте о времени, необходимом для того, чтобы добраться из одного места в другое. В самом крайнем случае перед началом первого совещания поговорите с организатором, чтобы он знал о вашем напряженном графике. Тогда вы сможете уйти безо всяких объяснений, никого не обидев. Роль пунктуальности Приходя вовремя, вы демонстрируете свою организованность и уважение к окружающим. И, наоборот, если вы опаздываете, то люди могут счесть вас неорганизованным человеком, который никого не уважает. Приходите вовремя, не слишком рано — не более чем за пять минут, но ни в коем случае не опаздывайте. Ранняя пташка Большинство специалистов предостерегают от чрезмерно раннего прихода.
Организатор совещания занят последними приготовлениями, он решает последние проблемы, и ему меньше всего хочется отрываться от своего дела, чтобы приветствовать тех, кто пришел слишком рано. Опоздание Иногда опоздание неизбежно — и на внутренние совещания, и на те, что проводятся в другом месте. Если вы знаете, что можете опоздать, предупредите организатора как можно раньше. Возможно, ему придется скорректировать повестку дня, если какие-то вопросы решить без вас невозможно. Кроме того, организатор может приготовить для вас такое место, где вы никого не потревожите, придя позже, чем следовало. Если вы задерживаетесь по пути на встречу, то воспользуйтесь мобильным телефоном. Позвонив или отправив текстовое сообщение, вы продемонстрируете уважение к организатору и остальным участникам. Не сообщив об опоздании, вы попадете в неприятное положение.
Входя на начавшееся совещание, постарайтесь никого не потревожить. Войдите и займите свое место. Если ситуация позволяет, можете коротко извиниться. Входя в помещение, где проходит встреча, вы должны иметь при себе все необходимое — ручку, блокнот и т. Не беспокойте собравшихся шелестом бумаг, щелканьем замков портфеля. Не стоит идти через всю комнату, чтобы повесить пальто или пиджак, заварить себе кофе. Не начинайте шептаться с соседями. Воспользуйтесь имеющейся у вас повесткой дня, чтобы понять, что происходит.
Если вы прибыли, когда идет официальная презентация, дождитесь перерыва и проскользните в совещательную комнату. Выступающие опаздывать не должны ни при каких обстоятельствах, поскольку их опоздание нарушает план совещания. СОВЕТ: Включая в рабочий график совещание, не забудьте о времени, которое потребуется для того, чтобы добраться до места. Это особенно важно, если совещание проходит в другом здании. Другие проблемы Даже идеально организованные совещания могут затянуться. Поэтому, если вам предстоит деловая встреча, стройте график на этот день с учетом возможных задержек. На короткие совещания отведите лишних пять-десять минут, на более долгие — пятнадцать-двадцать. Как правило, этого времени бывает достаточно.
Если вам нужно уйти с совещания раньше или точно в срок, заранее предупредите организатора. Вам отведут место, с которого вы сможете уйти, никого не потревожив. Правила рассаживания участников совещания Если места не отведены персонально, то сначала садятся основные участники, а остальные занимают свободные места. Не садитесь во главе или в конце стола, если вы не являетесь ведущим. Хороший организатор рассадит всех по местам, но, если плана рассадки нет, спросите сами, где вам лучше сесть. Даже если вы — почетный гость например, представитель клиента на деловой презентации , уточните у организатора, где он планировал вас посадить. Возможно, для того, чтобы посадить человека не во главе стола, есть определенные причины. На семинаре, где рассадка участников не имеет значения, выбирайте места, где вам будет все хорошо видно и слышно.
У таких деловых встреч есть собственный этикет. Мозговой штурм может быть самым разным. Где-то четверо коллег собираются в чьем-либо кабинете.
Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания. Большое внимание в западных странах уделяется умелому в психологическом отношении руководству, то есть общению менеджеров с остальными сотрудниками предприятия. Обратим внимание на тринадцать так называемых "смертных грехов", иными словами, ошибок в общении с сотрудниками, которых менеджеру следует избегать. Многие менеджеры с трудом мирятся с неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всем различные обстоятельства, и что еще хуже, перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников. Люди, труд которых недооценивается и которые имеют недостаточную заинтересованность в труде, работают хуже других.
В конечном счете именно слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы. Как правило, менеджеры ожидают достижения поставленных целей и мыслят лишь об этом. Они редко принимают во внимание, что любой приказ может породить у сотрудника определенные чувства и длинные цепочки мыслей, а это, как правило, имеет решающее значение для достижения успеха. Кто требует от сотрудников проявления лояльности, должен и сам уметь проявлять лояльность, уметь поддерживать сотрудников в случае допущения ими просчетов. Любой менеджер вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесообразно иногда давать себе критический отчет в этом. Каждый сотрудник обладает собственной судьбой и личностью, У каждого свое происхождение и образование, свой характер, свои сильные и слабые стороны, представления о профессии. Тот менеджер, который считает, что все сотрудники на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение успехов. Менеджер должен ощущать свою ответственность перед сотрудниками, а не за них.
Точность и четкость менеджера в осознании расходов и доходов, недостатков и потерь предприятия, его общих направлений и путей развития не создают препятствий для его продвижения по службе. Менеджер должен достигать намеченных целей, улучшая условия труда сотрудников, стимулируя его, прилагая необходимые усилия и обеспечивая тесное сотрудничество. Умелые менеджеры в своей работе показывают пример своим сотрудникам. Они не требуют от них того, что сами не в состоянии сделать. Умелым менеджером является тот, кто может дать ощутить большинству сотрудников результаты своего собственного успеха. Угрозы, страх, паника - всегда означают неумелое руководство. Опытный менеджер надеется на понимание и готовность всех сотрудников соответствовать принципу; "руководить - значит справиться с самим собой".
В общем, цель такого выступления может включать в себя следующее: 1. Передача информации: Предоставление важной информации, отчетов, аналитики, показателей или других данных, чтобы обеспечить всеобщее понимание конкретной ситуации или проблемы. Представление идей: Презентация новых идей, концепций, предложений или проектов для обсуждения и принятия решений.
Приведем пример. Руководитель рекламного агентства созывает утреннее совещание для обсуждения креативного плана работы с новым клиентом. Представители отдела по связям со средствами массовой информации могут быть на нем лишь в самом начале. После первого часа, когда они могут быть свободны, объявляется перерыв на кофе и закуски. Это позволяет свободным сотрудникам незаметно покинуть совещание. Такая организация дает возможность участникам не тратить даром время и участвовать в совещании лишь по мере необходимости. Какова повестка дня? Повестка дня определяет, сможете ли вы добиться поставленной цели. Даже у неформальной пятиминутки нужна повестка дня. В зависимости от цели совещания и корпоративной культуры повестка может представлять собой список тем на листочке из блокнота. Можно распечатать подробную повестку, с тем чтобы ее получили все участники. Некоторые специалисты рекомендуют сначала обсуждать проблемы, требующие действий и конкретных решений. Такой подход позволяет быстро достичь результатов. Другие же советуют сначала провести обсуждение и лишь затем переходить к решениям. Как бы вы ни организовали проводимое совещание, предусмотрите в конце достаточно времени для подведения итогов обсуждения, прояснения назначений, формулировки решений, установления сроков и если это необходимо назначения даты следующего совещания. СОВЕТ: Проводя совещание, вы должны иметь собственную повестку с перечислением вопросов, решить которые абсолютно необходимо. По мере хода совещания следите за тем, чтобы решить все главные проблемы до того момента, как главные участники вынуждены будут уйти. Составляя повестку дня, постарайтесь приблизительно оценить время, которое потребуется на обсуждение каждого пункта. Когда и где? Планируя совещание, вы должны учитывать рабочие графики всех участников. Вторая половина дня пятницы — это абсолютно неподходящее для совещания время. Все участники мысленно уже на уик-энде, хотя физически находятся в зале совещаний. Учитывайте рабочий ритм своего офиса. Когда ваши коллеги заняты больше всего? По утрам? Тогда совещание лучше назначить на вторую половину дня. По очевидным причинам утро понедельника и вторая половина дня пятницы — не самое подходящее время. Чем больше участников, тем сложнее соблюсти гармонию в этом отношении. Даже если вам не удастся выбрать самое удобное для всех время начала, постарайтесь хотя бы удостовериться в том, что главные участники в том числе и приглашенные выступающие смогут прибыть вовремя, иначе вы можете оказаться в неловком положении. Когда список участников и повестка дня определены, вам нужно выбрать время и место проведения совещания. Количество участников, формат и стиль мероприятия формальный или неформальный, внутренний или с приглашением клиентов подскажут вам, какого размера помещение потребуется и как его нужно обставить. Если это простое совещание коллег, можно втиснуть довольно большое количество сотрудников в небольшой зал на пять-десять минут. В такой ситуации люди могут выслушать вас и стоя, не ощущая особого дискомфорта. Если у вас планируется семинар на целый день, понадобится просторная комната с удобными столами и креслами, где участники не будут мешать друг другу. Помещение нужно заказать заранее и подтвердить свой заказ накануне. Порой участники и организаторы попадают в неудобное положение из-за того, что помещение еще занято. Предварительная подготовка Последний шаг в планировании деловой встречи — это репетиция реального совещания. Учтите тему совещания, характер участников и собственный опыт. Попробуйте представить всех участников в выбранном помещении. Как они будут взаимодействовать друг с другом? Что нужно сделать? Удастся ли вам достичь поставленной цели в таком формате? Как можно повысить эффективность совещания? Возможно, вам захочется использовать какие-то новые приемы, чтобы участники совещания вели себя активнее. Ролевые игры, например, помогают менеджерам по продажам выявлять не замеченные ранее проблемы в обслуживании клиентов. Предстоит ли вам длительная статистическая презентация или удастся уложиться в небольшое время, ограничившись одним лишь подведением итогов? Изучите свою повестку, чтобы убедиться в том, что она не слишком велика. Всегда просматривайте повестку перед совещанием. Какими материалами нужно обеспечить участников? На совещании всегда нужно иметь достаточное количество экземпляров повестки дня. Запаситесь достаточным количеством копий дополнительных материалов, отчетов о предварительных совещаниях, результатов исследований и т. Для удобства участников подготовьте папки с понятными ярлыками. Неплохо будет заранее разослать эти материалы участникам по электронной почте, чтобы все могли с ними ознакомиться и подготовиться к участию. Если участникам нужно принести материалы с собой, сообщите им об этом заранее. Постарайтесь заранее узнать что-нибудь обо всех приглашенных — особенно если в совещании должны принять участие те, кто не знает друг друга и с кем вы никогда не работали. Совещания часто начинаются с представления и приветствия, и организатор должен позаботиться о том, чтобы все прошло гладко. Будьте готовы к дружеским представлениям — запомните имена, титулы, названия компаний и отделов. Постарайтесь предвосхитить технические проблемы, которые могут возникнуть, если не позаботиться обо всем заранее. Выпишите все телефонные номера, которые могут вам потребоваться. Заранее проверьте все необходимое — например, для плохо слышащих или глухих участников нужно подготовить места, откуда они будут хорошо видеть выступающих. При необходимости нужно пригласить сурдопереводчика. Если кто-то из участников передвигается в инвалидном кресле, позаботьтесь о том, чтобы ему было легко добраться до места проведения совещания и разместиться в комнате. Уберите стулья, чтобы он мог выбрать себе место. Обеспечьте ему беспрепятственный доступ к входу и выходу из помещения. Для людей с проблемами зрения необходимы альтернативные визуальные материалы. Посадите рядом с ними тех, кто сможет тихо пояснить содержание визуальных материалов — тогда человек не почувствует себя исключенным из процесса. Любитель доминирования, всезнайка и адвокат дьявола обычно ввязываются в открытые дискуссии, но их можно «усмирить», задавая прямые вопросы другим участникам или вежливо их останавливая при необходимости. Вы можете остановить такого человека словами: «Не могли бы вы подождать с этим до того момента, когда мы перейдем к ответам на вопросы? Позвольте ей закончить». Опаздывающие обычно незаметно проскальзывают в зал и извиняются. Но если человек начинает пространно пояснять причины опоздания, жестом покажите, что это необязательно. Надеемся, вас правильно поймут. Помните, что управлять дурными привычками сотрудников невозможно. Вам придется вежливо, но твердо призывать проблемных участников совещания к порядку и разрешать возникающие сложные ситуации. Даже если вы не добьетесь успеха, остальные участники увидят, что вы понимаете проблему и пытаетесь ее решить в рамках разумной вежливости. Ведение совещания Самая большая ошибка, какую только может допустить организатор, это решить, что хорошо подготовленное совещание может идти само по себе. Это все равно, что нарезать овощи и мясо, а потом предоставить жаркому готовиться самостоятельно. Ведение совещания подобно работе шеф-повара, готовящего великолепное блюдо: изучите рецепт, подготовьте все компоненты, установите температуру, смешайте компоненты, поместите в кастрюли и сковородки, доведите все до совершенства и в завершение красиво выложите все на тарелку. Чтобы совещание прошло нормально, вы должны помнить о следующем: 1. Начинайте вовремя. Задержки всегда производят плохое впечатление. Участники чувствуют, что вы не контролируете ситуацию и не уважаете их рабочий график. Следите за выполнением повестки дня. Во время каждого совещания существует опасность свернуть на интересные, но не связанные с основной темой вопросы. Ваша задача — следить за выполнением повестки. Будьте вежливы, но тверды. Но сейчас давайте вернемся к проблеме…» 3. Стимулируйте активное участие. Следите за тем, кто выступает, а кто нет. Некоторые просто воздерживаются от замечаний, пока полностью во всем не разберутся. Давить на таких людей не следует. Но некоторых — особенно молодых сотрудников и новичков в вашей группе — следует втягивать в дискуссию. Заканчивайте вовремя. Если вы будете всегда выполнять это простое, но очень важное требование, коллеги будут вам благодарны. Они почувствуют, что вы — серьезный, организованный человек, уважающий чужое время. Подведение итогов В конце совещания оставьте достаточно времени для подведения итогов. Этот этап дает вам возможность уточнить результаты совещания, прояснить назначения и ответственность участников. Используйте заключительный этап для того, чтобы сгладить все разногласия, если по ходу действия страсти накалились. Даже самое рядовое совещание должно завершаться подведением итогов, чтобы все участники точно представляли себе будущие ожидания. После совещания Через день-два после совещания разошлите всем участникам служебную записку или письмо.
Эффективные совещания для эффективного управления компанией
Текст этой книги доступен онлайн: деловых совещанийДеловое совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (групп. Если цель этапа подготовки не выполнена, то совещание точно не будет эффективным. Участники не будут погружены в контекст и потратят время на выяснение подробностей, вместо того чтобы принимать решение. 2. Старт совещания. Статья автора «Дневники преподавателя» в Дзене: Сегодня на занятии говорили о цели выступления, как основе его подготовки. Часто на вопрос: какова цель вашего выступления? Статья автора «Дневники преподавателя» в Дзене: Сегодня на занятии говорили о цели выступления, как основе его подготовки. Часто на вопрос: какова цель вашего выступления? Стили проведения деловых совещаний. Менеджер и заседания: практические советы и рекомендации. 1. Какие типы совещаний вы знаете? 2. Что включает в себя подготовка деловых совещаний? 3. Каковы профессиональные цели деловых совещаний?
Какова цель выступления на деловом совещании
В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. • место, время, состав аудитории; • цель выступления – информировать, убедить, поздравить или развлечь. Но какова бы ни была цель выступления, всегда пишите «для уха», а не «для глаз». Главным правилом для этого является использование коротких фраз. — Насколько это возможно, отложите все звонки, предназначенные участникам встречи. Предыдущие публикации на эту тему смотрите здесь Введение Что обсуждать на совещаниях, какие пункты включать в повестку дня, на какие проблемы обращать Читайте подробнее на сайте бизнес журнала «Деловой мир».
Роль руководителя на предприятии
- Что такое результативное совещание
- Деловое общение. Правила ведения бесед и совещаний
- Эффективность корпоративных совещаний. РИА «Стандарты и Качество»
- Деловая беседа
Правила организации общественных мероприятий на работе
a. необходимо принимать во внимание служебную компетентность участников совещания по данной проблеме. принятие решений. Приветственная речь руководителя на корпоративной вечеринке в честь дня рождения фирмы. 1. Цель выступления – воодушевить сотрудников, сформировать гордость за компанию и ее успехи, показать перспективы развития. 2. Аудитория. Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Если предстоит выступление, то с момента оповещения об этом и до его начала необходимо быть уверенным в успехе своего выступления. Каждое выступление, осознается это выступающим или нет, имеет перед собой одну из четырех целей.
Правила делового общения, формы, психология, принципы, процессы и нормы
Состязательный стиль Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своем поведении следующими соображениями: лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам; каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения; консенсус маловероятен; ограниченное доверие - не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку! Согласительный стиль Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своем поведении следующими соображениями: лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия; от индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены; завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных ее членов. Формальный состязательный стиль Формальный состязательный стиль совещания или заседания рабочих групп наиболее часто наблюдается в бюрократических структурах, таких, как правительственные учреждения, крупные общественные организации, университеты, а также заседания комитетов, объединяющих представителей противоречивых интересов. Для таких совещаний характерны официальная манера общения, соблюдение формальных процедур и наличие формальных обязанностей, таких, как постоянные председатель и секретарь. Успех на таких совещаниях зависит от детального знания правил и процедур, тонкого анализа политических маневров и скрытых целей, искусства лоббирования, ораторского искусства, бесстрашия в спорах и умения увидеть возможности компромисса. На совещаниях формального состязательного стиля ценятся личные достижения и требуются навыки политической борьбы. При подготовке к такому совещанию недостаточно прочитать документы и выстраивать аргументацию - необходимо также изучить других участников, попытаться заручиться поддержкой потенциальных союзников, предсказать возможные аргументы оппонентов и подготовить контраргументы. Умение предсказать позиции других участников совещания, найти союзников и определить области возможных компромиссов - все это поможет Вам эффективно добиваться своих целей.
Выше всего ценятся обычно те участники, которые часто участвуют в обсуждениях, вносят нестандартные компромиссные предложения и выполняют все, что им поручается, с желанием и эффективно. Работа совещания этого стиля во многом зависит от мастерства и эффективности председателя. Скромным, не очень уверенным в себе людям на таких совещаниях трудно проявить себя. Общее настроение и атмосфера совещания часто не позволяют сосредоточиться и не способствуют групповой работе, в частности потому, что участники мало доверяют друг другу. Обычно на таких совещаниях об оппонентах судят скоропалительно, основываясь на первом впечатлении и расхожих стереотипах. Поэтому роли некоторых участников оказываются предопределенными с самого начала: например, женщины часто оказываются обреченными на ведение протокола. Формальный согласительный стиль Вы, возможно, чаще всего сможете наблюдать на деловых совещаниях преуспевающих компаний. Полный консенсус не обязателен: в некоторых организациях прибегают к голосованию, когда достижение консенсуса невозможно, или для решения заранее очерченного круга вопросов. Формальные роли, правила и процедуры могут также варьироваться.
Например: Традиционного председателя с жесткой повесткой дня может заменить фасилитатор, который поочередно выслушивает мнения всех участников. Принятию решения может предшествовать мозговой штурм или обсуждение проблемы в малых группах. Общая атмосфера на таких совещаниях спокойная, поскольку в организации отсутствуют скрытые конфликты и большое внимание уделяется укреплению чувства сопричастности, групповым достижениям и удовлетворению от работы.
Тот факт, что каждый из участников беседы может иметь штат помощников, принимающих участие в беседе в качестве референтов, консультантов, мы в данном случае игнорируем, поскольку они являются как бы продолжением личности того, кто ведет беседу, т. В такой группе всегда выделяется один сотрудник, который имеет необходимые права и полномочия принимать решение, подписывать соответствующие документы.
Построение деловой беседы имеет свои правила и особенности, которые мы рассмотрим в следующей главе; 5 еще одна разновидность делового разговора — выступление на научном теоретическом, теоретико-методическом, научно-техническом семинаре, а также конференции, симпозиуме — имеет специфические черты. Подобный семинар представляет форму обсуждения научно-теоретической и практической проблемы и отличается, как правило, во-первых, узкой целевой ориентированностью, а во-вторых, оперативностью по отношению к ходу научного и практического исследования. Для каждого доклада на таком семинаре выделяется очень мало времени, как правило, 10 — 15 минут, поэтому в таком докладе должна отсутствовать вступительная часть, нет времени и на вводные фразы: выступающий сразу высказывает мнение по обсуждаемому вопросу или сообщает о полученных им научных или практических результатах. Нет надобности выступающему на конференции повторять одну и ту же мысль. Словом, доклад на подобном семинаре слабо подчиняется каким-либо правилам и жестким требованиям, носит индивидуальный характер, может быть в большей или меньшей степени эмоционален, оригинален по содержанию.
Выводы в таком докладе могут отсутствовать, как и вступительная часть, а жесткие рамки стандартов над ним не властны. Весьма желательна предварительная публикация докладов или хотя бы тезисов. Сжатость, краткость, необязательность вступительной и заключительной частей в выступлении, отсутствие необходимости в повторах основных положений и даже выводов — таковы отличительные черты доклада на семинаре указанного типа; 6 в последние годы распространенным стало обращение к такой известной форме, как беседа за круглым столом. Эта форма предполагает вопросы, задаваемые любым из участников беседы кому-либо из присутствующих. Поэтому не просто весьма приветствуется, но требуется краткость вопросов и ответов, ведь иначе кто-либо из участников окажется «за бортом», не сможет принять участия в беседе из-за ограниченности времени.
Название «круглый стол» выбрано не случайно, оно говорит об отсутствии противодействующих сторон, имеющих противоречивые интересы. Однако ответ на вопрос, заданный во время «круглого стола», можно рассматривать как разновидность выступления, подчиняющегося определенным требованиям делового красноречия.
Каждый участник должен озвучить мнение по теме совещания, дать свою оценку и рекомендации, иначе его участие в совещании бессмысленно и нецелесообразно. Руководитель должен управлять процессом совещания и задать тон общения, направляя его в сторону интересующего вопроса. Со стороны руководителя, необходимо сохранить корректность в ведении совещания, а участники должны проявлять внимание и активное участие; В завершении совещания руководитель должен сделать выводы, сформировать цель и задачи для каждого участника и наметить план исполнения , поблагодарив каждого из участников за проведенное совещание. Замечание 1 Подводя итоги теме о совещании, следует сказать, что деловое совещание является сложным коммуникативным процессом, затрагивающим психологические и мотивирующие элементы производственного процесса и ежедневной работы предприятия.
Начало совещания 4 этап. Основное время 5 этап.
Окончание, подведение итогов В заключение… Опубликовано: 12. Эффективность таких встреч определяется количеством решенных вопросов, а также составлением списка задач и ответственных за них сотрудников. В этой статье описаны основные аспекты подготовки и проведения совещания — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание. Подготовка Когда стоит проводить совещание? Часто в компаниях они проводятся еженедельно. Имеет ли это смысл? Некоторые исследователи организационного взаимодействия отмечают, что совещания должны отвечать следующим параметрам: Срочность поиска выхода из ситуации. Важность обсуждаемых тем для развития организации.
Сложность решаемой проблемы.
Советы эксперта
- Выступление участников совещания
- Ключевые слова
- Деловое совещание и его роль в менеджменте
- Ключевые слова
- Цель публичного выступления или как подготовиться к презентации
Цель публичного выступления или как подготовиться к презентации
Для деловой коммуникации используют разные каналы: телефонный звонок, беседу, Telegram, «ВКонтакте», email. Курсы Skillbox помогут освоить деловое общение « Искусство коммуникации » — находить общий язык с командой и партнёрами и отстаивать свою позицию в диалоге. Особенности деловой коммуникации, о которых нужно знать Главное отличие деловой коммуникации от личной — цель. По работе общаются, чтобы достичь какой-то цели: проконтролировать работу, найти контакт ответственного за задачу или узнать, когда сделают проект. У личной коммуникации может не быть чёткой цели. Есть ещё несколько особенностей деловой коммуникации, о которых обязательно нужно знать всем менеджерам и специалистам. Они могут показаться интуитивно понятными, но не все их учитывают. Узкий круг обсуждаемых вопросов. При деловой коммуникации обычно обсуждают только рабочие вопросы. Но есть нюанс.
Иногда деловые переговоры проходят в неформальной обстановке. Тогда уместен разговор на общие темы, предшествующий обсуждению рабочих вопросов. Это культура small talk — непринуждённой беседы о погоде, спорте, впечатлениях. В европейской деловой среде small talk — ритуал и признак хорошего тона. Поэтому, если с вами начали беседу на общую тему, поддержите её. Не поднимайте политические, социальные и другие вопросы, которые могут вызвать полемику. Меньше эмоций. Деловое общение направлено на передачу и получение информации для решения профессиональных задач. Личное — на обмен эмоциями и переживаниями, выражение симпатии или антипатии к собеседнику.
Поэтому, когда общаетесь по рабочим вопросам, лучше держать дистанцию и не вовлекаться эмоционально. Придерживайтесь распространённого принципа: «Ничего личного — только бизнес». Взаимодействие обязательно. Коммуникация обязательна для участников независимо от их желания и отношения друг к другу. Отказаться от неё очень сложно. Но если вы испытываете неприятные чувства к коллеге или клиенту, общение с ним можно формализовать. Например, пишите на email, а не звоните. Обсуждайте только необходимые для работы темы. В конфликтной ситуации этот подход помогает отстоять точку зрения и очертить свою зону ответственности.
Формы общения часто регламентированы. В личном общении можно самому решать — позвонить другу или написать в мессенджер. В деловой коммуникации есть регламенты, связанные с корпоративными нормами этикета и должностной иерархией. Если вы недавно устроились на работу или начали коммуницировать с человеком из другой компании, узнайте о принятых порядках. Например, уточните, где сообщают важные новости и какой инструмент используют для повседневного общения — Slack, Zoho, Discord, Telegram или другой. Организованное общение. Деловая коммуникация обычно организованна — продумана и спланирована.
Метод видимой поддержки.
В чем он заключается? К примеру, ваш партнер изложил свои аргументы, и теперь вы берете слово. Но вы ему вообще не возражаете и не противоречите, а, к изумлению всех присутствующих, наоборот приходите на помощь, приводя новые доказательства в его пользу. Но только для видимости. А за тем следует контрудар, например: «Вы забыли в подтверждение вашей мысли привести и такие факты… «Но все это вам не поможет, так как…» а затем наступает черед ваших контраргументов. Однако этот метод требует особо тщательной подготовки. Последний этап беседы - ее завершение. Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченных целей.
На последнем этапе решаются следующие задачи: - достижение основной или в неблагоприятном случае запасной альтернативной цели; - обеспечение благоприятной атмосферы; - стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий - поддержание в дальнейшем в случае необходимости контактов с собеседником, его коллегами; - составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим. Любая деловая беседа имеет свои подъемы и спады. В связи с этим возникает вопрос: когда переводить беседу в завершающую фазу - фазу принятия решения. Практика доказывает, что это надо делать, когда беседа достигает кульминационного момента. Например, вы настолько исчерпывающе ответили на очень важное замечание вашего собеседника, что его удовлетворение вашим ответом очевидно. Было бы ошибочно думать, что собеседник сохранил в своей памяти все ваши аргументы и запомнил все преимущества, предложенного вами решения. Его типичным высказыванием в завершающей фазе беседы обычно бывает: «Мне нужно еще раз все основательно обдумать». Но это скорее состояние «переполненной головы», чем проявление его нерешительности.
Поэтому в таких случаях нужно использовать приемы ускорения принятия решения. Существует два таких приема: прямое и косвенное ускорение. Прямое ускорение. Пример такого приема: «Мы сразу будем принимать решение? Я еще должен все обдумать». С помощью приема «прямое ускорение» можно принять решение в самые короткие сроки. Косвенное ускорение. Этот прием позволяет привести вашего собеседника к желаемой цели постепенно.
Преимущество его в том, что вы довольно рано начинаете работать над достижением своей цели, снижая степень риска неудачи. Существует четыре варианта этого приема. Гипотетический подход. Почти все люди испытывают некоторый страх, оказавшись в ситуации, когда им необходимо принимать решение. В связи с этим целесообразно говорить лишь об условном решении, чтобы собеседник расслабился и привыкал к нему постепенно. Для этого подходят следующие формулировки: «Если…», «В случае если…», «Предположим, что…». Окончательный вывод собеседника можно предупредить, предположив, что основное решение беседы уже принято. Тогда принимаются только предварительные или частичные решения.
Таким образом, вы фиксируете отдельные моменты решений еще до того, как собеседник дал свое согласие. В результате достигается сильное воздействие путем внушения на собеседника в нужном направлении. Альтернативные решения. Суть этого подхода в том, что вы предлагаете собеседнику альтернативные варианты решения вопроса. Важно, что оба варианта вас устраивали. Все перечисленные методы косвенного ускорения принятия решения продуктивны сами по себе, а если их использовать комбинированно, то их эффективность будет еще выше.
Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы. Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме.
Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала. Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже — те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию. Кто есть кто на ваших совещаниях?
Как бы вы ни организовали проводимое совещание, предусмотрите в конце достаточно времени для подведения итогов обсуждения, прояснения назначений, формулировки решений, установления сроков и если это необходимо назначения даты следующего совещания. СОВЕТ: Проводя совещание, вы должны иметь собственную повестку с перечислением вопросов, решить которые абсолютно необходимо. По мере хода совещания следите за тем, чтобы решить все главные проблемы до того момента, как главные участники вынуждены будут уйти. Составляя повестку дня, постарайтесь приблизительно оценить время, которое потребуется на обсуждение каждого пункта. Когда и где? Планируя совещание, вы должны учитывать рабочие графики всех участников. Вторая половина дня пятницы — это абсолютно неподходящее для совещания время. Все участники мысленно уже на уик-энде, хотя физически находятся в зале совещаний. Учитывайте рабочий ритм своего офиса. Когда ваши коллеги заняты больше всего?
По утрам? Тогда совещание лучше назначить на вторую половину дня. По очевидным причинам утро понедельника и вторая половина дня пятницы — не самое подходящее время. Чем больше участников, тем сложнее соблюсти гармонию в этом отношении. Даже если вам не удастся выбрать самое удобное для всех время начала, постарайтесь хотя бы удостовериться в том, что главные участники в том числе и приглашенные выступающие смогут прибыть вовремя, иначе вы можете оказаться в неловком положении. Когда список участников и повестка дня определены, вам нужно выбрать время и место проведения совещания. Количество участников, формат и стиль мероприятия формальный или неформальный, внутренний или с приглашением клиентов подскажут вам, какого размера помещение потребуется и как его нужно обставить. Если это простое совещание коллег, можно втиснуть довольно большое количество сотрудников в небольшой зал на пять-десять минут. В такой ситуации люди могут выслушать вас и стоя, не ощущая особого дискомфорта. Если у вас планируется семинар на целый день, понадобится просторная комната с удобными столами и креслами, где участники не будут мешать друг другу.
Помещение нужно заказать заранее и подтвердить свой заказ накануне. Порой участники и организаторы попадают в неудобное положение из-за того, что помещение еще занято. Предварительная подготовка Последний шаг в планировании деловой встречи — это репетиция реального совещания. Учтите тему совещания, характер участников и собственный опыт. Попробуйте представить всех участников в выбранном помещении. Как они будут взаимодействовать друг с другом? Что нужно сделать? Удастся ли вам достичь поставленной цели в таком формате? Как можно повысить эффективность совещания? Возможно, вам захочется использовать какие-то новые приемы, чтобы участники совещания вели себя активнее.
Ролевые игры, например, помогают менеджерам по продажам выявлять не замеченные ранее проблемы в обслуживании клиентов. Предстоит ли вам длительная статистическая презентация или удастся уложиться в небольшое время, ограничившись одним лишь подведением итогов? Изучите свою повестку, чтобы убедиться в том, что она не слишком велика. Всегда просматривайте повестку перед совещанием. Какими материалами нужно обеспечить участников? На совещании всегда нужно иметь достаточное количество экземпляров повестки дня. Запаситесь достаточным количеством копий дополнительных материалов, отчетов о предварительных совещаниях, результатов исследований и т. Для удобства участников подготовьте папки с понятными ярлыками. Неплохо будет заранее разослать эти материалы участникам по электронной почте, чтобы все могли с ними ознакомиться и подготовиться к участию. Если участникам нужно принести материалы с собой, сообщите им об этом заранее.
Постарайтесь заранее узнать что-нибудь обо всех приглашенных — особенно если в совещании должны принять участие те, кто не знает друг друга и с кем вы никогда не работали. Совещания часто начинаются с представления и приветствия, и организатор должен позаботиться о том, чтобы все прошло гладко. Будьте готовы к дружеским представлениям — запомните имена, титулы, названия компаний и отделов. Постарайтесь предвосхитить технические проблемы, которые могут возникнуть, если не позаботиться обо всем заранее. Выпишите все телефонные номера, которые могут вам потребоваться. Заранее проверьте все необходимое — например, для плохо слышащих или глухих участников нужно подготовить места, откуда они будут хорошо видеть выступающих. При необходимости нужно пригласить сурдопереводчика. Если кто-то из участников передвигается в инвалидном кресле, позаботьтесь о том, чтобы ему было легко добраться до места проведения совещания и разместиться в комнате. Уберите стулья, чтобы он мог выбрать себе место. Обеспечьте ему беспрепятственный доступ к входу и выходу из помещения.
Для людей с проблемами зрения необходимы альтернативные визуальные материалы. Посадите рядом с ними тех, кто сможет тихо пояснить содержание визуальных материалов — тогда человек не почувствует себя исключенным из процесса. Любитель доминирования, всезнайка и адвокат дьявола обычно ввязываются в открытые дискуссии, но их можно «усмирить», задавая прямые вопросы другим участникам или вежливо их останавливая при необходимости. Вы можете остановить такого человека словами: «Не могли бы вы подождать с этим до того момента, когда мы перейдем к ответам на вопросы? Позвольте ей закончить». Опаздывающие обычно незаметно проскальзывают в зал и извиняются. Но если человек начинает пространно пояснять причины опоздания, жестом покажите, что это необязательно. Надеемся, вас правильно поймут. Помните, что управлять дурными привычками сотрудников невозможно. Вам придется вежливо, но твердо призывать проблемных участников совещания к порядку и разрешать возникающие сложные ситуации.
Даже если вы не добьетесь успеха, остальные участники увидят, что вы понимаете проблему и пытаетесь ее решить в рамках разумной вежливости. Ведение совещания Самая большая ошибка, какую только может допустить организатор, это решить, что хорошо подготовленное совещание может идти само по себе. Это все равно, что нарезать овощи и мясо, а потом предоставить жаркому готовиться самостоятельно. Ведение совещания подобно работе шеф-повара, готовящего великолепное блюдо: изучите рецепт, подготовьте все компоненты, установите температуру, смешайте компоненты, поместите в кастрюли и сковородки, доведите все до совершенства и в завершение красиво выложите все на тарелку. Чтобы совещание прошло нормально, вы должны помнить о следующем: 1. Начинайте вовремя. Задержки всегда производят плохое впечатление. Участники чувствуют, что вы не контролируете ситуацию и не уважаете их рабочий график. Следите за выполнением повестки дня. Во время каждого совещания существует опасность свернуть на интересные, но не связанные с основной темой вопросы.
Ваша задача — следить за выполнением повестки. Будьте вежливы, но тверды. Но сейчас давайте вернемся к проблеме…» 3. Стимулируйте активное участие. Следите за тем, кто выступает, а кто нет. Некоторые просто воздерживаются от замечаний, пока полностью во всем не разберутся. Давить на таких людей не следует. Но некоторых — особенно молодых сотрудников и новичков в вашей группе — следует втягивать в дискуссию. Заканчивайте вовремя. Если вы будете всегда выполнять это простое, но очень важное требование, коллеги будут вам благодарны.
Они почувствуют, что вы — серьезный, организованный человек, уважающий чужое время. Подведение итогов В конце совещания оставьте достаточно времени для подведения итогов. Этот этап дает вам возможность уточнить результаты совещания, прояснить назначения и ответственность участников. Используйте заключительный этап для того, чтобы сгладить все разногласия, если по ходу действия страсти накалились. Даже самое рядовое совещание должно завершаться подведением итогов, чтобы все участники точно представляли себе будущие ожидания. После совещания Через день-два после совещания разошлите всем участникам служебную записку или письмо. План действий. В этом документе должно содержаться описание распределения ответственности и графики. Кроме того, документ должен подтверждать все принятые решения и результаты голосования. Попробуйте видеть в них не проблему, а возможность.
Умение справляться с ситуацией показывает вашу способность работать в стрессовых условиях, а это качество всегда ценят руководители. В большинстве случаев самого факта получения письма уже достаточно. Но, возможно, вы захотите послать официальные благодарности выступавшим, приглашенным гостям и всем, кто способствовал успеху совещания. Не пожалейте времени на оценку эффективности совещания и будьте абсолютно честны с собой! Если нет, то почему? Многие руководители привыкают к определенному стилю ведения совещаний и не учатся на собственных ошибках. Но, анализируя каждое проведенное совещание — хорошее, плохое или обычное — и делая это, пока впечатления еще свежи в памяти, вы сможете очень многому научиться. Приглашение Любое совещание начинается с приглашений. Приглашение может быть простым — телефонный звонок или текстовое сообщение, а может быть и формальным — письменное или отпечатанное типографским способом приглашение, отправленное по почте. Вне зависимости от способа доставки и степени формальности любое приглашение требует ответа.